Online bijeenkomsten: zenden of luisteren?

Corona of geen corona, ik denk dat online participatie een ‘blijvertje’ is, als aanvulling op live bijeenkomsten. Daarom is het goed ervaringen te blijven delen.

Zo organiseerde ik onlangs twee online bijeenkomsten voor een ‘spannend’ omgevingsproject met een van mijn opdrachtgevers. De bijeenkomsten zouden een uur duren, dus stelde ik het volgende programma voor:

5 minuten welkom, spelregels, voorstellen sprekers en programma

5 minuten interview initiatiefnemer 1 (incl. filmpje van 2 minuten)

5 minuten interview initiatiefnemer 2 (incl. filmpje van 2 minuten)

45 minuten vragen deelnemers beantwoorden

“Wááááát?!!! Dan hebben wij veel te weinig tijd om het goed uit te leggen”, schrokken de sprekers.

Toch waren ze uiteindelijk bereid het grootste deel van hun tekst te schrappen. Immers:

• Het is belangrijker om te luisteren dan te zenden, dus kun je je presentatie beter kort houden en veel ruimte maken voor het beantwoorden van vragen.

• Dat wat jij wilt vertellen komt toch wel aan de orde, via de vragen van deelnemers! En dan komt jouw boodschap ook veel beter binnen, juist omdat je tegemoetkomt aan de behoefte vanuit de groep. Men is dan letterlijk ‘ontvankelijk’ voor jouw antwoorden.

• En komt er belangrijke informatie niet via de vragen aan bod? Dan zeg je gewoon dat je nog iets toe te voegen hebt. Juist als voor die informatie ‘tussendoor’ aandacht wordt gevraagd, valt hij meer op.

Toegeven, de totale presentatie duurde iets langer dan ik had voorgesteld. Maar mijn stelregel maximaal 1/3 zenden en minimaal 2/3 luisteren & vragen beantwoorden hebben we gehaald!